Datenschutzinformation für Studierende

Vorbemerkung
Für Studierende wird neben der vorliegende Information auch von Seiten des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung eine Datenschutzinformation bereitgestellt:
 https://www.bmbwf.gv.at/Ministerium/Datenschutz/Studierende.html

Welchen Zweck verfolgt die Verarbeitung?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Administration Ihres Studiums, zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen und zur Sicherstellung und Umsetzung von Maßnahmen zur sozialen Dimension (Universitätsgesetz). Sofern Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir Sie nicht für ein Studium inskribieren und ein Studium an der Universität Salzburg ist nicht möglich.

Im Rahmen der Studienadministration verwendet die Universität Salzburg IT-Systeme (insbesondere PLUSonline, Blackboard, PAAV), die beispielsweise für die Zulassung zum Studium, An- und Abmeldung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen, Anmeldung der Diplomarbeit etc. genutzt werden. Damit diese Anwendungen verwendet werden können, werden personenbezogene Daten verarbeitet. Wir verwenden jedoch keine automatisierten Entscheidungsfindungen und führen kein Profiling nach Art. 22 DSGVO durch.

Welche Kategorien an Daten werden verarbeitet?
Stammdaten:  Name, Vorname, akad. Grade, Matrikelnummer, Geschlecht, Heimatadresse, Studienadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional), Geschlecht, Nationalität, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer/Ersatzkennzeichen, Lichtbild, Meldebestätigung

Zulassungs- bzw. weitere Studiendaten:  Ggf. Daten zur Studienberechtigungsprüfung, Nachweis der Universitätsreife (Typ, Land, Datum), Nachweise von Zusatz- oder Ergänzungsprüfungen, Studienkennzahl, Studienbeginn-/Studienende, Studienplanversion, inskribierte Semester pro Studium bzw. Studiendauer in Semestern, Daten zu Beurlaubung, Antragsdaten zu Leistungs- und Förderungsstipendien, anerkannte Leistungen, Studienbeitragsdaten, Status der Bezahlung des ÖH-Beitrages bzw. der Studiengebühren, Teilnahme an Mobilitätsprogrammen, etc.

Prüfungsdaten:  Prüfungsdatum, Bezeichnung der Lehrveranstaltung, ECTS credits, Semesterwochenstunden, Note, Name der/des Prüfers/in, Datum der An-/Abmeldung, Datum der Anerkennung einer Leistung, Anzahl der Prüfungsantritte, Nichtantritt zu einer Prüfung bzw. Sperre, Prüferzuteilungen

Daten zur wissenschaftlichen Arbeit:  Typ der wissenschaftlichen Arbeit, Thema, Datum der Anmeldung, Statusverlauf, Datum der Einreichung, Plagiatscheck, Beurteilung, Ausschluss der wissenschaftlichen Arbeit von der Benützung in der Bibliothek inkl. Begründung und Sperrdauer, Versanddatum der wissenschaftlichen Arbeit an die Fachbereichsbibliothek/Universitätsbibliothek/Österreichische Nationalbibliothek

Authentifizierungs- und Loginformationen: Authentifizierungsinformationen (Benutzer), IP-Adresse des anfragenden Rechners, Datum und Uhrzeit des Zugriffes, Übertragene Datenmenge, Name und URL der abgerufenen Datei, ggf. Website, von der aus der Zugriff erfolgt, Art des Zugriffs

Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrem Studium auf Grundlage gesetzlicher Bestimmungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unsere berechtigten Interessen liegen in der Bereitstellung und Funktionsfähigkeit von IT-Services, der Sicherheit unseres IT-Betriebs, im Eigenschutz (Schutz des Eigentums und Schutz der Angehörigen der Universität Salzburg) und im Verantwortungsschutz sowie in der Verhinderung, Eindämmung und Aufklärung strafrechtlich relevanten Verhaltens, soweit hievon der Aufgabenbereich des Verantwortlichen betroffen ist.
Insbesondere kommen folgende Gesetzesgrundlagen zur Anwendung:

Universitätsgesetz 2002
Universitätsberechtigungsverordnung
Bildungsdokumentationsgesetz
Bildungsdokumentationsverordnung
Studienbeitragsverordnung
Bundesstatistikgesetz
Universitäts-Studienevidenzverordnung
Studienförderungsgesetz
Hochschülerinnen und Hochschülergesetz
Bundesarchivgesetz
Forschungsorganisationsgesetz
Telekommunikationsgesetz
Satzung der PLUS
Verordnungen der PLUS
Richtlinien der PLUS

Datenübermittlung
Wir übermitteln Ihre Stamm- und Prüfungsdaten zusammen mit der allfälligen Meldung zur Fortsetzung des Studiums im Rahmen unserer Dokumentationsverpflichtungen aus dem Universitätsgesetz und dem Bildungsdokumentationsgesetz dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung zur Führung der Gesamtevidenz. Im Rahmen von gemeinsam eingerichteten Studien der Universitäten und pädagogischen Hochschulen werden Ihre Daten im Datenverbund auf Grundlage des Bildungsdokumentationsgesetzes an die jeweilige Partner-Einrichtung übermittelt.
Personenbezogene Daten können auch an von uns beauftragte Dritte für IT- Dienstleistungen (wie zum Beispiel IT-Supportdienstleistungen, Anbieter für Bibliothekssoftware oder Online-Lernplattformen, PLUS-online Support, Videokonferenzanbieter, Qualitätssicherung bei wissenschaftlichen Arbeiten) übermittelt werden. In solchen Fällen stellt die Universität Salzburg vertraglich sicher, dass Ihre Daten von unseren Auftragsverarbeitern den datenschutzrechtlichen Vorgaben entsprechend sicher und unter Achtung Ihrer Rechte verarbeitet werden.

Speicherdauer
Wir speichern ihre Daten grundsätzlich nur so lange wie dies gesetzlich vorgesehen ist. Stammdaten, die wir benötigen, um unserer gesetzlichen Dokumentationspflicht (Universitätsgesetz, Bildungsdokumentationsgesetz) nachzukommen, werden beispielsweise für die Dauer von 80 Jahren gespeichert. Ihre Sozialversicherungsnummer wird spätestens zwei Jahre nach Abgang von der Universität gelöscht. Prüfungsspezifische Daten wie z. B. Gutachten, Korrekturen schriftlicher Prüfungen, Prüfungsprotokolle, Plagiatsberichte werden nach 6 Monaten ab Beurteilung gelöscht. Daten zu Ansprüchen auf Studienförderung werden 3 Jahre ab Zahlung der letzten gesetzlich nicht gebührenden Studienbeihilfe gespeichert.

Bundesarchivgesetz
Forschungsorganisationsgesetz
Telekommunikationsgesetz
Satzung der PLUS
Verordnungen der PLUS
Richtlinien der PLUS

FAQs

Welche Daten hat die Universität von mir?
Die Universität achtet bei der Verarbeitung auf das Datenminimierungsprinzip und hat daher ausschließlich Daten, die von Ihnen im Rahmen Ihrer Inskription oder durch notwendige Abgleiche mit öffentlichen Registern erhoben wurden und die für die Durchführung ihres Studiums und zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen zur Sicherstellung und Umsetzung von Maßnahmen zur sozialen Dimension (Universitätsgesetz) erforderlich sind.

Wie werden diese Daten verarbeitet?
Sie stellen uns Ihre Daten zur Administration des Studiums zur Verfügung. Ihre Daten werden von uns automationsunterstützt verarbeitet.
Im Rahmen Ihrer Prüfungstätigkeiten werden in den jeweiligen Fachbereichen die für die Studienverwaltung zweckmäßigen Daten (Name, Matrikelnummer, Studienkennzahl, Lehrveranstaltung, universitäre Email-Adresse) zum Zweck der Durchführung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen verarbeitet.

Welche Rechte habe ich als Studierender?
Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu.
Bei allen Systemen und Verarbeitungstätigkeiten wird darauf geachtet, dass personenbezogene Daten von Studierenden nur verarbeitet werden, soweit dies für die Aufgabenerfüllung der Universität wirklich erforderlich ist.

Welche Pflichten habe ich als Studierender?


Wie lange werden meine Stammdaten gespeichert?
Stamm-Daten, die wir benötigen um unserer gesetzlichen Dokumentationspflicht über die an der Universität Salzburg abgelegten Prüfungen und Abschlussarbeiten nachzukommen (Universitätsgesetz 2002, Bildungsdokumentationsgesetz), werden für eine Dauer von 80 Jahren ab Ihrer Exmatrikulation aufbewahrt. Ihre Sozialversicherungsnummer löschen wir 2 Jahre nach Ihrer Exmatrikulation (Bildungsdokumentationsgesetz).

Wie lange werden meine Accountdaten der verschiedenen Systeme gespeichert?
Um Zeugnisse oder Bescheide auszudrucken, bleibt der PLUSonline Account noch ca. fünf Semester nach Abgang der Universität offen. Andere Zugänge wie Blackboard oder Bibliothek werden früher gelöscht. Nach Ablauf der fünf Semester wird auch der PLUSonline Account komplett mit Mailaccount automatisch gelöscht.

Wie lange werden Prüfungsdaten gespeichert?
Beurteilungsunterlagen von Prüfungen – dazu zählen neben Prüfungsprotokollen, (Pro) Seminararbeiten auch Bachelorarbeiten und Plagiatsberichte – werden sechs Monate nach Eintragung der Beurteilung in PLUSonline vernichtet. Das gleiche betrifft Beurteilungsunterlagen von Diplomarbeiten und Dissertationen.

Auf welche Daten muss ich als Studierender besonders achten?
Die Servicestellen der Universität würden beispielsweise nie nach ihrem PLUSonline Passwort per Email oder am Telefon fragen. Geben auch Sie ihre Zugangsdaten auch nicht an KollegInnen weiter. Es kommt auch immer wieder vor, dass Studierende ihren Studierendenausweis in sozialen Netzwerken posten. Es freut uns natürlich, wenn Sie mit Freude und Stolz an unserer Universität studieren, aber auf dem Ausweis befinden sich recht sensible Daten – machen Sie das also lieber nicht.

Darf ich meine private Emailadresse für die Kommunikation mit der Universität verwenden?
Sämtliche Kommunikation mit allen Stellen der Universität erfolgt über ihre Studierendenmailadresse.

Darf ich Lehrveranstaltungen zum Nachhören mitfilmen?
Nein – und zwar aus mehreren Gründen: Datenschutz – Persönlichkeitsrechte der Mitstudierenden und des Vortragenden – Urheberrecht. Die größeren Hörsäle der Universität sind mit dem System echo360 ausgestattet. Hier kann auf Zuruf des/der Lehrenden die Lehrveranstaltung zum Nachhören (Beamerbild und Hörsaalmikrofon) aufgenommen werden.