Datenschutzinformation für Hinweisgeber*innen

Welche Zwecke verfolgt die Verarbeitung?
Personenbezogene Daten, die Sie im Zuge der Abgabe eines Hinweises bei der internen Stelle preisgeben, werden ausschließlich zum Zweck der Umsetzung des HinweisgeberInnenschutzgesetzes (HSchG) verarbeitet. Die interne Stelle hat jeden Hinweis auf seine Stichhaltigkeit zu überprüfen. Hinweise, die

nicht in den Geltungsbereich des HinweisgeberInnenschutzgesetzes fallen,
aus denen keine Anhaltspunkte für ihre Stichhaltigkeit hervorgehen,
die offenkundig falsch gegeben wurden,

hat die interne Stelle zurückzuweisen. Um diese Prüfung durchführen zu können, muss die interne Stelle unter Umständen personenbezogene Daten verarbeiten. Ferner kann die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Durchführung von Folgemaßnahmen iSd § 5 Abs Z 3 HSchG notwendig sein.

Wer erhält meine Hinweise?
Ihre Hinweise und somit personenbezogenen Daten, so sie im Hinweis enthalten sind, werden zunächst ausschließlich von der internen Stelle iSd § 5 Z 6 HSchG behandelt. Diese setzt sich aus Entscheidungsträgern des Büros des Rektors, der Rechtsabteilung sowie des Datenschutzes zusammen und behandelt eingegangene Hinweise streng vertraulich. Die interne Stelle entscheidet als Gremium über die Stichhaltigkeit des Hinweises und über das weitere Vorgehen.

Welche Kategorien an Daten werden bei der Hinweisgebung verarbeitet?
Im Zuge einer Hinweisgebung werden jene Kategorien an personenbezogenen Daten verarbeitet, die der Hinweis enthält. Naturgemäß ist es nicht absehbar, welche Informationen dies sind.
Folgende Kategorien an Betroffenen können von einer Hinweisgebung umfasst sein:

Hinweisgeber*innen,
von der Hinweisgebung betroffenen Personen,
natürlichen Personen, die Hinweisgeberinnen oder –geber bei der Hinweisgebung unterstützen,
natürlichen Personen im Umkreis der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers, die, ohne die Hinweisgebung zu unterstützen, von nachteiligen Folgen der Hinweisgebung wie Vergeltungsmaßnahmen betroffen sein können, sowie
von Folgemaßnahmen betroffenen oder in Folgemaßnahmen involvierten Personen.

Auf welcher Rechtsgrundlage werden meine Daten verarbeitet?
Die Verarbeitung erfolg im Zuge der Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht iSd Art 6 Abs 1 lit c DSGVO. Die konkrete Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist § 8 HSchG.
Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung eines Hinweises nicht benötigt werden, dürfen nicht erhoben werden bzw. werden unverzüglich gelöscht, falls sie unbeabsichtigt erhoben wurden.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Personenbezogene Daten werden ab ihrer letztmaligen Verarbeitung oder Übermittlung fünf Jahre und darüber hinaus so lange aufbewahrt, als es zur Durchführung bereits eingeleiteter verwaltungsbehördlicher oder gerichtlicher Verfahren oder eines Ermittlungsverfahrens nach der StPO erforderlich ist. Nach Entfall der Aufbewahrungspflicht werden personenbezogene Daten gelöscht.

Kann ich meinen Hinweis berichtigen?
Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber sind berechtigt, gegebene Hinweise nach Entgegennahme durch die interne Stelle bei dieser zu ergänzen oder zu berichtigen.

Bekommen Dritte personenbezogene Daten?
Grundsätzliche erhalten keine Dritte personenbezogene Daten, die durch das HinweisgeberInneschutzsystem erhoben werden. Es kann jedoh sein, dass im Zuge eines Hinweises ein Verfahren vor einer Behörde eingeleitet wird. Behörden sind zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten berechtigt, insoweit die Daten für weitere Ermittlungen oder die Einleitung eines Verfahrens benötigt werden.

Wie wird meine Identität geschützt?
Sie können Hinweise anonym abgeben. Dadurch ist es möglich, dass Sie einen Hinweis abgeben, ohne, dass die interne Stelle personenbezogene Daten von Ihnen als Hinweisgeber*in erhält. Es ist jedoch möglich, dass Sie trotz anonym abgegebenen Hinweises aufgrund der sonstigen Informationen des Hinweises für die interne Stelle identifizierbar sind. Dies liegt in der Natur eines Hinweises und lässt sich nicht immer vermeiden. Achten Sie bei der anonymen Hinweisabgabe daher darauf, dass Sie nur so viele Informationen preisgeben, wie unbedingt nötig sind, damit die interne Stelle dem gemeldeten Missstand nachgehen kann. Die Identität von Hinweisgeber*innen wird durch die interne Stelle geschützt. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität von Hinweisgeber*innen direkt oder indirekt abgeleitet werden kann.

Offenlegung Ihrer Identität gegenüber Behörden
Die Identität von Hinsweigeber*innen darf nur dann offengelegt werden, wenn eine Verwaltungsbehörde, ein Gericht oder die Staatsanwaltschaft dies im Rahmen des verwaltungsbehördlichen oder gerichtlichen Verfahrens oder eines Ermittlungsverfahrens nach der StPO für unerlässlich und im Hinblick auf eine Gefährdung der Person der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers im Hinblick auf die Stichhaltigkeit und Schwere der erhobenen Vorwürfe für verhältnismäßig hält. Sollen die Identität oder Informationen offengelegt werden, muss die Behörde vor der Offenlegung die Hinweisgeberin oder den Hinweisgeber von diesem Vorhaben unterrichten, es sei denn, die Unterrichtung würde das verwaltungsbehördliche oder gerichtliche oder das Ermittlungsverfahren nach der StPO gefährden. Die Gründe für die Offenlegung sind schriftlich darzulegen.

Einschränkung der Betroffenenrechte
Solange und insoweit dies zum Schutz der Identität einer Hinweisgeberin oder eines Hinweisgebers, einer Person gemäß § 2 Abs. 3 Z 1 oder 2 HSchG oder gemäß Abs. 1 Z 4 HSchG und zur Erreichung der in § 1 und Abs. 2 Z 1 HSchG genannten Zwecke, insbesondere um Versuche der Verhinderung, Unterlaufung oder Verschleppung von Hinweisen oder von Folgemaßnahmen aufgrund von Hinweisen zu unterbinden, erforderlich ist, insbesondere für die Dauer der Durchführung eines verwaltungsbehördlichen oder gerichtlichen Verfahrens oder eines Ermittlungsverfahrens nach der StPO, finden die folgenden Rechte einer betroffenen Person keine Anwendung:

Recht auf Information (§ 43 DSG, Art. 13 und 14 DSGVO),
Recht auf Auskunft (§ 1 Abs. 3 Z 1 und § 44 DSG, Art. 15 DSGVO),
Recht auf Berichtigung (§ 1 Abs. 3 Z 2 und § 45 DSG, Art. 16 DSGVO),
Recht auf Löschung (§ 1 Abs. 3 Z 2 und § 45 DSG, Art. 17 DSGVO),
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (§ 45 DSG, Art. 18 DSGVO),
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO),
Recht auf Benachrichtigung von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (§ 56 DSG und Art. 34 DSGVO.

Weitere Informationen
Die übrigen Informationen wie etwa Ihre Rechte, Kontaktdaten der PLUS oder die Möglichkeit der Beschwerde bei der Datenschutzbehörde können Sie dem allgemeinen Teil unserer Datenschutzerklärung entnehmen.