Das Risikomanagement bzw. interne Kontrollsystem (IKS) der PLUS besteht im Wesentlichen aus zwei Instrumenten:
Standard Operating Procedures (SOP)
Im Zuge der Prozessanweisung „Organisation der Standard Operating Procedures (SOP) an der Paris Lodron Universität Salzburg“ wird der Begriff „Standard Operating Procedure“ (SOP) als Überbegriff für alle an der PLUS gültigen Rechtsvorschriften wie Verordnungen, Richtlinien, Betriebsvereinbarungen und Prozessanweisungen verwendet. Zielsetzung der SOP ist es, allgemein gültige Regelungen für die PLUS sowie die 100%-Beteiligungsunternehmen der PLUS hinsichtlich Geschäftstätigkeit, interner Kontrolle, Rechnungslegung, Reporting und Einhaltung von speziellen Vorschriften festzulegen.
Die SOP Sammlung sowie weitere Informationen finden Sie im Intranet.
Risiko-Kontroll-Matrix
Das an der Universität Salzburg etablierte Risikomanagementsystem geht nach best practices vor und orientiert sich an den Richtlinien ISO 31000 und ONR 49000. Im Jahr 2019 wurde in diesem Zusammenhang die Risiko-Kontroll-Matrix erstellt und deren einzelne Positionen bei (tendenziell) kritischen Bewertungen im Rektorat und mit den betroffenen Abteilungen thematisiert sowie deren Behebung in Angriff genommen. Durch die detaillierte Darstellung der potenziellen Risiken ist es nun leichter möglich, diese frühzeitig zu erkennen und bereits vor Entstehung eines (potenziellen) Schadens aktiv entgegenzuwirken.
Die Risiko-Kontroll-Matrix bezieht sich auf Risiken, die sich bei der Durchführung des Alltagsgeschäfts einer Universität ergeben können:
- finanzrelevante Prozesse (wie etwa Anschaffungsprozesse, Zahlungsvorgänge oder Budgetverwendung etc.)
- interne Prozesse, die die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen einzelnen Abteilungen/Fachbereichen/Fakultäten/Rektorat betreffen
- externe Prozesse, die die Zusammenarbeit und die Kommunikation mit Dritten betreffen (beispielsweise § 27 Projekte etc.)
- Prozesse, an die sich Haftungsfragen knüpfen
- diverse Aspekte der Sicherheit betreffende Prozesse
Die Risiko-Kontroll-Matrix liegt im Qualitätsmanagement auf. Sie wird jährlich (und zusätzlich aus gegebenen Anlässen) nach Rücksprache mit dem Rektorat und den Leitungen der betroffenen Organisationseinheiten aktualisiert.
